A contagem regressiva já começou. Com a implementação da reforma tributária prevista para se iniciar 2026, as empresas brasileiras enfrentam um cenário de mudanças profundas, especialmente na forma como emitem, registram e controlam documentos fiscais. E, embora 2026 possa parecer distante, o momento de agir é agora.   

O primeiro passo: garantir a continuidade da operação  

A principal urgência está na adequação dos sistemas para emissão de notas fiscais. A partir de 2026, as empresas precisarão estar preparadas para emitir documentos fiscais já adaptados às novas regras — e isso exige um mapeamento técnico detalhado, além de ajustes internos relevantes.  

Não se trata de uma mera atualização de sistema: se esse movimento não for feito a tempo, as empresas podem ser impedidas de faturar. Isso, na prática, significa a paralisação das operações, perdas financeiras e até riscos reputacionais. Portanto, garantir essa adequação é o mínimo necessário para continuar operando normalmente no novo cenário tributário.  

O mapeamento precisa ser completo  

Além da urgência técnica, existe uma camada estratégica igualmente relevante. A reforma terá impacto sobre benefícios fiscais, regimes especiais e diversas operações que hoje fazem parte da rotina de muitas empresas. Por isso, é necessário revisitar toda a estrutura operacional e contratual da organização. Algumas ações essenciais incluem:  

• Revisar contratos: Quais contratos podem ser impactados pelas mudanças na legislação? É hora de identificar cláusulas sensíveis e pontos que precisam ser renegociados.  

• Mapear operações: Quais são os principais fornecedores e clientes? Quais tipos de operações fiscais são recorrentes? Como elas serão impactadas pelas novas regras?  

• Revisar benefícios fiscais e regimes especiais: Muitos desses incentivos serão revistos ou extintos. A empresa precisa saber desde já o que muda e como isso afeta seu planejamento financeiro.  

• Entender novos mecanismos como o split payment: A reforma também traz inovações tecnológicas que exigirão mudanças nos processos internos. É fundamental se antecipar para garantir uma transição segura.  

Como estruturar um cronograma de adaptação?  

A complexidade da reforma exige mais do que uma lista de tarefas. É preciso tratá-la como um verdadeiro projeto interno, com responsáveis claros e envolvimento de diferentes áreas.  

1. Entenda a reforma 

O ponto de partida é a informação. Todos os envolvidos, da alta liderança às áreas operacionais, precisam entender, minimamente, o que a reforma propõe e como ela impacta o negócio.  

2. Defina uma liderança interna 

Indique um responsável pelo projeto dentro da empresa. Em muitas organizações, já há um PMO (Project Management Office) ou gestor específico acompanhando a reforma tributária. Essa pessoa será o elo entre os departamentos e ajudará a organizar o cronograma.  

3. Inicie o mapeamento por área 

A partir do responsável geral, cada área da empresa deve indicar um ponto focal. Esses líderes de área serão fundamentais para identificar riscos e necessidades específicas — como mudanças em contratos, sistemas, processos e rotinas.  

4. Construa um cronograma vivo 

Não adianta criar um plano estático. O cronograma de adaptação à reforma precisa ser flexível e colaborativo, com espaço para revisões e atualizações constantes à medida que surgem novas informações e desafios.  

Quem se antecipa, sai na frente da concorrência  

O tempo necessário para adaptação é curto diante do tamanho da mudança. As empresas que começarem agora terão mais segurança, menos risco de paralisações e mais competitividade no novo cenário.  

A chave está em tratar a reforma como o que ela é: um divisor de águas na tributação brasileira. E como em todo grande processo de transformação, vencerá quem souber se preparar com inteligência, estratégia e agilidade. 

Para aprofundar o debate sobre o tema, no dia 14 de agosto, às 09:30, o Sperling Advogados promoverá um encontro presencial voltado a CFOs, diretores financeiros e gestores tributários. Link de inscrição: https://materiais.sperling.adv.br/cadastro-reforma-tributaria-como-engajar-sua-empresa-e-aproveitar-a-transicao-como-vantagem-competitiva