1) Possuo inúmeros documentos físicos armazenados em pastas na minha empresa, posso digitalizá-los e armazená-los de forma eletrônica?

Sim. O artigo 2-A da Lei n. 12.682/2012 autoriza o armazenamento, em meio eletrônico, óptico ou equivalente, de documentos públicos ou privados, compostos por dados ou por imagens, ou seja, digitalizados.

2) Apenas a digitalização e armazenamento eletrônico desses documentos são suficientes para conferir-lhes validade jurídica?

Não. A mera digitalização dos documentos de forma indiscriminada, e o armazenamento em um HD ou nuvem, por exemplo, não são suficientes para conferir ao documento digitalizado a mesma validade jurídica do documento físico. Em 18 de março de 2020, foi publicado o Decreto nº 10.278, que estabelece os requisitos para a digitalização de documentos públicos ou privados, a fim de que os documentos produzam os mesmos efeitos legais dos documentos originais.

3) Quais são os requisitos previstos no Decreto n. 10.278/2020 para digitalização dos documentos?

São inúmeros os requisitos previstos ao longo de todo o texto do Decreto, dentre os quais: (i) estar em formato PDF/A (textos impressos ou manuscritos, com ou sem ilustrações); ou PNG (fotografias, cartazes, plantas ou mapas);  (ii) possuir resolução mínima de 300 dpi. No caso de plantas e mapas, 600 dpi; (iii) atender aos requisitos de cor, conforme o tipo de documento, que pode ser monocromático (preto e branco), escala de cinza ou RGB (colorido); (iv) a compressão do arquivo deve ser realizada sem perda, de forma que o arquivo descomprimido deve ser idêntico ao arquivo original; (v) o arquivo deve conter, no mínimo, os seguintes metadados: título descritivo do documento, palavras-chave que representem o conteúdo do documento, nome do autor, data e local da digitalização, identificador do documento digital, nome do responsável pela digitalização, tipo de documento, hash do arquivo (algoritmo que mapeia a sequência de bits do arquivo com a finalidade de verificar sua integridade); (vi) ser assinado digitalmente, pelo responsável pela digitalização, com certificação digital no padrão ICP-Brasil.

4) Preenchidos os requisitos para digitalização dos documentos, há alguma exigência quanto ao armazenamento?

Sim. O Decreto 10.278/2020 também dispõe sobre os requisitos para o armazenamento dos documentos, sendo exigido: (i) a proteção do documento digitalizado contra alteração, destruição e, quando cabível, contra o acesso e a reprodução não autorizados; (ii) indexação de metadados que possibilitem a localização e o gerenciamento do documento digitalizado; (iii) Armazenado de forma que permita a conferência do processo de digitalização adotado

5) Observei todos os requisitos, digitalizei e armazenei o documento conforme determina o Decreto 10.278/2020, posso, finalmente, jogar no lixo os documentos originais?

Sim. O Decreto foi editado exatamente para regulamentar a digitalização de documentos e conferir-lhes validade jurídica, de modo que, uma vez cumpridos todos os requisitos acima, pronto, agora sim, você já pode jogar fora o documento original.